Annual Requirements – jährliche Pflichten einer Gesellschaft

Jede amerikanische Firma hat verschiedene gesetzlich verankerte Pflichten, denen die Geschäftsführer einer Corporation oder LLC nachkommen müssen, wobei zwischen internen und externen Pflichten unterschieden wird. Interne Pflichten betreffen die Abwicklung betriebsinterner Abläufe. Externe Pflichten hingegen erfordern eine Art Berichterstattung an die Registrierungsstelle bzw. die zuständige Finanzbehörde.

Betriebsintern betrifft dies Dinge wie die korrekte Abwicklung der Formalitäten nach der Gründung, wie z.B. die Ausgabe von Aktien oder Membership Certificates oder die Anfertigung von Protokollen bei Versammlungen.

Zu den externen Pflichten gehören im Wesentlichen die Anfertigung eines jährlichen oder zweijährlichen Annual Reports und einer Steuerklärung für die sogenannte Franchise Tax, die von vielen Staaten zusätzlich zur Corporation Tax erhoben wird und die im Gegensatz zur Corporation Tax oft auch dann fällig wird, wenn eine Firma im jeweiligen Staat gar nicht aktiv oder physikalisch präsent ist.

Wurde eine Steuernummer (Employer Identification Number – Steuernummer für Coporations und auch LLCs, die über mehr als einen Inhaber verfügen. “>EIN) für die Firma beantragt, so muss ggf. auch ein regulärer Tax Return abgegeben werden, unbesehen dessen, ob die Firma auch tatsächlich Gewinne gemacht hat.

Die genaue Ausgestaltung aller Pflichten richtet sich dabei immer zum einen nach dem Staat, in dem die Gesellschaft registriert wurde, da die Regelungen teils sehr unterschiedlich ausgefallen sind. Zum anderen nach der Rechtsform, wobei gilt, dass Corporations in der Regel stärker reglementiert sind als Limited Liability Companies (LLCs), die insgesamt weniger Verwaltungsaufwand mit sich bringen.

Während interne Pflichten nicht weiter staatlich kontrolliert werden, gestaltet sich die Lage bei den externen Pflichten – insbesondere bei der Abgabe des Annual Reports und der Franchise-Tax-Erklärung – völlig anders: Zunächst werden bei Nicht-Abgabe oder Verspätung Bußgelder verhängt. Wird auf Dauer nichts eingereicht, werden die Firmen wieder aus dem Register gelöscht. Die Einhaltung dieser Pflichten ist insofern unabdingbar, sofern eine Gesellschaft weiterhin aufrechterhalten werden soll.