INC: Corporate Secretary

Ein Corporate Secretary ist kein gewöhnlicher Sekretär, der sich mit den landläufigen Büroarbeiten beschäftigt, sondern er oder sie ist in erster Linie in die interne Organisation einer Gesellschaft involviert wie typischerweise z.B. die Vorbereitung und Protokollierung von Versammlungen der Stockholder oder Sitzungen des Board of Directors oder die Führung des Firmenregisters. Auch der Übertrag von Aktien und die Überwachung der jährlichen Pflichten einer Gesellschaft sind in der Regel Aufgaben eines Corporate Secretary.

Die konkrete Ausgestaltung und der Umfang des Postens können sich dabei von Firma zu Firma stark unterscheiden, denn beides wird weder gesetzlich noch in den meisten Bylaws genauer spezifiziert.

Während ein Corporate Secretary bei kleineren oder Kleinstfirmen in der Regel nur äußerst sporadisch und mehr oder minder pro Forma auftritt, ist der Posten bei großen Gesellschaften durchaus tagesfüllend, wo auf Führungsebene jeden Tag zahlreiche Meetings und Präsentation auf dem Tagesplan stehen und ein Corporate Secretary oft auch für die Betreuung von Investoren zuständig ist.

Insgesamt ist ein Corporate Secretary hier ein wichtiges Bindeglied zwischen den einzelnen Organen, leitenden Angestellten und Stakeholdern und berät diese auch im Hinblick auf die juristischen Erfordernisse, die die internen Abläufe mit sich bringen. Ein Corporate Secretary ist hier insofern ein bisschen wie das Öl in einem Getriebe, denn er sorgt hauptsächlich dafür, dass alle internen organisatorischen Abläufe möglichst reibungslos und ordnungsgemäß funktionieren.

An einen Secretary werden per Gesetz keine Anforderungen gestellt. Bei größeren Firmen wird hingegen naturgemäß eine gewisse juristische Vorbildung erwartet, weshalb der Posten hier oft auch gleich ganz an einen Anwalt übertragen wird.