Wozu überhaupt Firmendokumente?

So wie natürliche Personen zu verschiedenen Gelegenheiten Ihren Pass bzw. den Ausweis oder die Identitätskarte vorzeigen müssen, so müssen auch Gesellschaften – und vor allem auch alle, die daran beteiligt sind – identifizierbar sein, was speziell zum Tragen kommen, wenn z.B. ein Bankkonto für die Firma eröffnet oder eine Steuernummer beantragt werden soll.

Es muss mit den Unterlagen zunächst die Existenz der Firma belegt und ein Nachweis erbracht werden können, dass diese auch tatsächlich existiert. Dann muss ersichtlich sein, wem die Firma gehört und wer sie rechtlich vertreten darf, was nicht zwingend dieselben Personen sein müssen, da es Inhaber und Geschäftsführer gibt, die grundsätzlich verschiedene Rollen und Funktionen haben. Auch Angaben wie die Geschäftsanschrift oder die Handelsregisternummer sind relevant.

Bei einer amerikanischen Corporation sind dabei die wesentlichen Firmendokumente die Folgenden, wobei sich sowohl die Bezeichnung als auch Form und Inhalt der Dokumente von Bundesstaat zu Bundesstaat unterscheiden können.

• Articles/Certificate of Incorporation
• Bylaws
• Resolution
• Share Certificates

Die Articles of Incorporation stellen dabei eine Mischung aus Gründungsurkunde und Handelsregisterauszug dar, und benennen die wichtigsten Eckdaten einer Gesellschaft wie etwa Firmenname, Registernummer und Geschäftsanschrift sowie deren Inhaber, Geschäftsführer und falls vorhanden, weitere Officers.

Die Bylaws hingegen entsprechen dem Gesellschaftsvertrag, auch Satzung genannten, der Firma, welcher die interne Organisation regelt und für alle Beteiligten, deren Rollen beschreibt und deren Pflichten festlegt.

Resolutions sind Beschlüsse, die entweder von den Gesellschaftern oder von den Geschäftsführern gefasst werden und die schriftlich dokumentiert sein müssen.

Die Stock Certificates benennen jeweils den Inhaber der Aktien, den Aktionär (Stockholder).

Die Dokumente bei einer LLC sind funktional analog strukturiert, haben aber andere Bezeichnungen.

• xxx
• Operating Agreement
• Resolutions
• Membership Certificate